Maximiza tu productividad: Genera tareas desde emails y contesta desde Trello con Make.com

Probando casos de uso interesante de Make.com me propuse:

1. Generar tareas en Trello a partir de emails que lleguen con un formato específico (por ejemplo, un formulario de contacto o una solicitud de cotización).
2. Sin salir de Trello, poder contestar ese correo adjuntando un archivo pdf (por ejemplo, una cotización).

En muchas organizaciones, de todo tamaño, muchos procesos siguen funcionando en base a emails. Este caso de uso abre muchas posibilidades para simplificar/automatizar/gestionar tareas asociadas a estos procesos de mejor forma.

En el ejemplo que veremos, una persona puede gestionar este proceso completamente desde Trello y así llevar un mejor control de las tareas que están completadas, a la vez que puede generar automáticamente distintas métricas del proceso. No necesita conectarse a un correo para revisar que tareas tiene pendientes - se generan automáticamente las tareas en Trello - y no debe ingresar al correo para contestar el requerimiento.

En la imagen que aparece a continuación pueden ver los 2 flujos que implementé en Trello:

El detalle lo pueden ver en el siguiente video:

En el primer flujo vemos:

1. Un trigger Watch Emails de Gmail, que cada cierto tiempo (mínimo 15 minutos) va y obtiene los nuevos correos sin leer.
2. Luego hay un filtro que verifica que el asunto tenga cierto contenido específico (así no continuamos gastando operaciones en emails que no nos interesa procesar).
3. Un Text parser con Match pattern, con una expresión regular que vimos en detalle en este post, que permite obtener un email que aparece en un texto (en este caso el asunto).
4. Creamos una tarjeta en Trello en un tablero específico, con el contenido del email y en el título dejamos el correo al que hay que responder, para luego poder enviar la información a ese correo (lo resolví de esta forma para que funcionara en la versión free, si tienes versión pagada de Trello podrías utilizar Custom Fields para resolverlo de una manera mas "elegante")

De esta manera este primer flujo revisa nuestro correo y genera tareas en Trello para todos los correos que corresponda.

El segundo flujo permite enviar una respuesta a ese correo, para esto:

1. El primer trigger es Watch Comments que obtiene todos los nuevos comentarios de Trello.
2. Luego hay un filtro, que busca un texto específico en el comentario (en el ejemplo #ReplyEmail), que nos indicará que ese comentario es una respuesta al email original, si no lo tiene el flujo se detendrá ahí.
3. Luego viene el mismo Text parser con Match pattern, para obtener el email desde el título de la tarjeta.
4. Luego viene Get a card de Trello, con lo que podemos obtener cualquier información presente en la tarjeta, en el ejemplo nos interesa saber si la tarjeta tiene un archivo adjunto (por ejemplo la cotización en un archivo pdf para enviar dentro de la respuesta del email original).
5. Luego tenemos el módulo Markdown to HTML, que nos permite transformar el texto del comentario en un código HTML para enviar en el correo, manteniendo el formato utilizado en el correo. Además aquí realizamos algunas limpiezas, eliminando un "/" que genera Trello dentro del texto y la palabra que genera la acción (#ReplyEmail).
6. Por último enviamos ese correo como respuesta, adjuntando el archivo presente en la tarjeta, si es que existe.

De esta forma logramos que este segundo flujo envíe un correo de respuesta directamente desde Trello.

Sin duda es un caso de uso bastante interesante y que se puede expandir a muchos casos reales que ocurren en las empresas, para automatizar tareas, hacer más eficiente el proceso y controlar las métricas de ese proceso.

En el ejemplo utilizamos triggers de tipo Watch ya que probablemente no es un proceso que necesite una respuesta en tiempo real, y una respuesta dentro de un plazo apropiado es suficiente, esto permite hacer más eficiente el consumo de operaciones ya que en una sola consulta puedo traer muchos correos o muchos comentarios, en lugar de ejecutar una vez el proceso completo por cada correo y comentario.

Si en el proceso fuera necesario actuar en tiempo real, bastaría con utilizar unMailhook, y enviar el correo electrónico a ese email. Trello también permite generar Webhooks de sus eventos vía API con lo que el proceso completo podría funcionar apenas se generen los eventos correspondientes.

¿Tienes otros casos de uso de automatización interesantes? comenta esta publicación para explorar una solución en otro post.

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